L’accettazione in autofficina

Gestire una buona accettazione in officina è il primo passo per una buona relazione con il clienti

Tra le varie attività che quotidianamente vengono svolte, quella dell’accettazione in autofficina può veramente fare la differenza per la vostra attività se gestita nella maniera giusta.
Talvolta forse non ci si pensa, ma effettivamente si tratta del momento in cui il cliente, o possibile cliente, si interfaccia direttamente con voi ed è quindi un’importante occasione per conquistare la sua fiducia con la vostra professionalità.

Una cattiva o approssimativa gestione di questa fase cruciale può far cambiare immediatamente idea al vostro possibile cliente che, sentendosi a disagio o poco seguito, cercherà di trovare una soluzione alternativa. Purtroppo le prime impressioni contano e se un potenziale cliente matura una certa opinione sulla vostra officina è estremamente difficile fargli cambiare idea.
Ricordatevi sempre quindi che la prima impressione è di fondamentale importanza e determina in quale modo la vostra relazione cliente – officina si svilupperà.

Creare un percorso di accettazione che sia strutturato e che trasmetta il giusto messaggio al vostro cliente (o possibile cliente) non è questione di poco conto. Quando un automobilista si interfaccia per la prima volta con voi è nel vostro interesse facilitare questo processo di conoscenza reciproca.

Come comunicare con il cliente durante l’accettazione in autofficina?

Quando si parla di accettazione di un veicolo in autofficina è importante tenere in considerazione anche la parte più logistica di questa fase. Creare un ambiente nel quale il cliente possa sentirsi a proprio agio, dalla pulizia, al rumore, ai dettagli pensati per il suo comfort, è imprescindibile. Una sala accoglienza che, ad esempio, è disordinata, poco luminosa o scomoda potrebbe essere percepita in maniera molto negativa. Se volete approfondire questo argomento vi consigliamo di leggere l’articolo che abbiamo dedicato all’accoglienza in officina.

Oltre all’aspetto logistico, poi, entra in gioco anche quello comunicativo. Comunicare nel modo giusto durante l’accettazione in autofficina è assolutamente necessario, e non solo per spiegare ai clienti il tipo di interventi che andrete ad effettuare. Parlare con loro vi aiuta a comprendere le loro esigenze e vi permette di mostrare loro il valore del vostro lavoro. Presentare i servizi che offrite, le vostre competenze e specialità, nonché motivare i costi e le tempistiche del vostro operato, vi farà fare subito una buona impressione.

Comunicare bene aiuta a fidelizzare

Ciò che rende complesso questo aspetto della vostra attività è riuscire a adattare lo stile della comunicazione alla persona con la quale vi state interfacciando. Il modo in cui vi rivolgerete a un cliente fidelizzato non può combaciare con quello utilizzato con un cliente potenziale. Il tipo di relazione, infatti, deve essere tenuto in considerazione e deve essere la base da cui partire. Questo è particolarmente vero quando si ha a che fare con persone che non sono ancora vostri clienti fidelizzati. Si renderà quindi necessario affrontare determinati argomenti e esplicitare alcuni dettagli. Tra questi ci sono le vostre tariffe, il tipo di pagamenti che accettate, se avete programmi fedeltà, se ci sono delle promozioni in atto, ecc.

Allo stesso modo ricordate anche di prendervi cura di quei clienti che ormai sono già fidelizzati, ma che comunque dovete valorizzare e non trascurare (proprio per il fatto che continuano a riporre fiducia nella vostra attività).

Una cosa però è sempre valida e necessaria, qualsiasi sia il cliente: siate il più espliciti e chiari possibile. Parlate e poi mettete tutto nero su bianco in modo tale da evitare possibili incomprensioni che potrebbero portare a spiacevoli contrasti.

Come gestire al meglio l’accettazione in autofficina?

Uno strumento molto utile per far sì che ciò che dite durante l’accoglienza clienti trovi un effettivo riscontro è la scheda di accettazione del veicolo in autofficina. Si tratta di un documento pensato proprio per chi lavora in officina, volto a tutelare tutte le parti. Permette di segnare in maniera precisa ed efficace i bisogni del cliente, il tipo di intervento richiesto e le condizioni generali dell’automobile al momento dell’accettazione.

Perché è utile compilare un documento di questo tipo?

La firma dell’accettatore e del cliente sulla scheda di accettazione vi aiuta a non incappare in spiacevoli contestazioni quando l’auto viene ritirata a fine lavori.

Proprio perché sappiamo quando una scheda di accettazione veicolo può essere importante nella gestione quotidiana della vostra officina abbiamo pensata di crearne una pensata proprio per voi, dove potrete indicare utili di varia natura quali, ad esempio, i chilometri in entrata, il livello di carburante, lo stato delle gomme, la presenza della ruota di scorta, gli eventuali danni sulla carrozzeria, ecc.

Se desiderate utilizzare gratuitamente la nostra scheda per l’accettazione, cliccate sul bottone alla fine di questo articolo. Scaricatela e stampatela ogni volta che vi serve!

Altri consigli pratici per trasformare il momento dell’accettazione in officina in fonte di informazioni preziose

Oltre a capire per quale motivo l’autista ha ritenuto necessario portare l’automobile nella vostra officina, potete cogliere l’occasione per fare domande volte a far lavorare di più voi e aiutare, contemporaneamente, il vostro cliente. Con le domande giuste infatti molto probabilmente gli eviterete un’ulteriore visita in officina. Le spazzole dei tergicristalli devono essere cambiate? Ci sono spie che si accendono senza motivo? Tutti gli accessori dell’automobile funzionano correttamente? Si tratta di domande veloci che possono essere di grande aiuto.

Un altro consiglio è quello di scattare delle fotografie all’automobile sia prima che dopo il vostro intervento. In questo modo metterete in risalto il lavoro svolto e le migliorie che avete apportato alla vettura, allegandole visivamente al foglio di accettazione veicolo.

Esistono software gestionali e applicazioni che possono aiutarvi a curare questo momento importante del vostro lavoro in modo digitale ed informatizzato. La nostra nuova soluzione gestionale Atelio Pro per esempio, pensata per aiutarvi a gestire le vostre attività in maniera semplice ed efficace dall’accettazione del veicolo alla fatturazione elettronica, ha la possibilità di trattare l’accettazione e la restituzione del veicolo in mobilità con l’aiuto di un tablet connesso al pc dell’amministrazione.

Infine, prima di iniziare i lavori potreste garantire al cliente che qualora fosse necessario gli verrà mostrato il pezzo usurato o rotto che è stato sostituito, giustificando in tal modo il lavoro e quindi la spesa.

Scarica gratuitamente un modello di scheda di accettazione da usare in officina